한국에너지기술평가원이 디지털 전환을 통해 회의 업무의 생산성 및 회의 참여자의 편의성 향상을 향상시켰다.

한국에너지기술평가원(이하 에기평)은 디지털 회의지원시스템을 신규 도입했다고 28일 밝혔다.

에기평은 디지털 회의지원시스템을 통해 종이 서류를 활용했던 기존 회의 업무를 모바일 또는 PC로 대신함으로써 고객 편의성을 높였으며, 회의 이후 행정업무 처리시간을 단축하여 고객 만족도를 개선을 꾀했다.

또한, 코로나19 이후 비대면 회의 문화가 정착됨에 따라, 회의 성격을 고려한 온라인 영상회의도 가능하도록 고도화했다.

이번 신규 구축된 회의지원시스템은 별도 어플리케이션 설치 없이 언제 어디서든 회의 참석자가 SMS를 통해 전달받은 URL로 접속하여 회의 안내 공문과 서류를 확인할 수 있는 기능을 제공하다.

또한 회의 간 요구되는 다양한 서류 작성 절차를 없애고 참석자의 모바일 기기를 통해 요구정보 작성과 전자서명이 가능하다.

그리고 모바일로 입력받은 정보와 회의지원시스템 기능을 활용하여해 에기평 내부 행정 처리 절차의 많은 부분을 자동화했으며, 이를 통해 회의 참석자의 수당 지급 기간을 큰 폭으로 단축하는 등 기존 불편사항을 대거 개선했다.

에기평은 이번 회의지원시스템 도입을 통해 고객서비스 만족도를 개선하고 탄소중립을 위한 작은 실천이 될 수 있을 것으로 기대하고 있다.

회의 시 요구 되는 행정 서류 작성 방법을 디지털 기술을 접목하여 대폭 간소화해 고객 중심의 행정 경험을 강화했으며, 회의 전후 발생하는 서류를 디지털화함으로써 연간 2,000건 이상 진행되는 회의에 소모되는 종이의 양을 큰폭으로 감소시켜 탄소저감 선도에 한발 더 다가설 것이라고 덧붙였다.

에기평 신산업본부 양훈철 본부장은 “회의지원시스템 도입을 통해 회의에 투입되는 자원과 시간의 효율화가 기대되며, 앞으로도 지속적으로 디지털 전환을 추진해 고객 만족도를 높일 수 있도록 노력하겠다”라고 밝혔다.